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Organizzare la giornata di lavoro: to do list e gestione delle priorità

Organizzare la giornata di lavoro: to do list e gestione delle priorità

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  • Le informazioni utili arrivano in ogni momento della giornata
  • Dobbiamo essere in grado di organizzare questo flusso
  • Ognuno dovrebbe crearsi un proprio sistema di organizzazione del lavoro
organizzare il tempo

Ho una pessima memoria per gli aspetti pratici della vita: il mio cervello tende a perdere focus quando non è impegnato su attività che lo intrigano, odio i tempi morti, e sono un pessimo “multitasker”.
La combinazione di questi elementi mi rende un ottimo candidato alla disorganizzazione totale o, quantomeno, all’inefficenza nell’impiego del mio tempo.

Per questo – immagino per reazione o contrappasso – ho finito per interessarmi professionalmente proprio di questi temi.

Trasformare in modo ottimale le “informazioni” di cui siamo tempestati in “cose da fare”, è tanto importante quanto difficile: se non filtriamo niente e accettiamo ogni input come valido, finiremo per essere sopraffatti dagli impegni e dalle informazioni; se, al contrario, applichiamo filtri troppo stretti, ci ritroveremo a scartare informazioni che, pur non risultando importanti al nostro livello di consapevolezza attuale, potrebbero rilevarsi essenziali in futuro, quando le avremo ormai perse…

Perché dotarsi di un proprio ”sistema”

La tecnologia ci offre grandissime possibilità per organizzare la nostra giornata di lavoro: telefonini, computer, tablet sono onnipresenti e hanno capacità di archiviazione immense, inoltre sono in grado di catturare istanti della realtà in vari modi attraverso fotografie, audio, speech-to-text e di archiviarli in cloud, rendendoli universalmente accessibili nel tempo e nello spazio.
Nonostante queste incredibili potenzialità, ci ostiniamo a cercare di riempire la nostra mente con ogni informazione utile ad operare nel quotidiano, e la nostra vita è tutto un “Devo ricordarmi di…”.

Arrendetevi, è tutto inutile: il nostro cervello si è evoluto per fare pattern recognition, e non per ricordare. Anch’io come molti di voi ho trascorso l’infanzia scolastica memorizzando poesie, ma non è servito granché; anch’io come (forse meno numerosi di) voi, infatti, continuo a ricordare che avrei dovuto comprare la carta igienica solo quando ormai sono seduto sul water…

Una questione di cervello

Perché fatichiamo cosi tanto a gestire informazioni che ci giungono in momenti diversi da quelli in cui avremmo tempo per processarle o da quelli in cui potremmo effettivamente utilizzarle? Dobbiamo essere coscienti che, per gran parte della propria storia evolutiva, il nostro cervello non ha avuto necessità di sviluppare questi skill.

Tuttavia, mai come oggi la quota di “unplanned work” a cui siamo costretti ha assunto dimensioni cosi critiche: si presenta a noi nei modi e nei momenti più imprevedibili, e reclama la nostra attenzione. Di conseguenza noi ci ritroviamo a cercare di armonizzarla in qualche modo con il lavoro che era già previsto svolgessimo.

C’è un solo modo per ovviare a questo problema: adottare una modalità coerente, unica e pervasiva di liberare la nostra mente dalle cose da fare, nel preciso istante in cui esse si palesano nella nostra vita. Come? Delegandole immediatamente ad un qualche “contenitore sacro e affidabile” perché ce le riproponga o ci permetta di rivisitarle in un secondo momento. Questo permette do organizzare la giornata di lavoro.

I principi del mio sistema personale:

Non scenderò molto nei dettagli tecnici delle mie soluzioni (ma se siete interessati contattatemi e sarò felice di condividere il mio setup).
Potrei riassumere che la mia produttività personale di basa su accorgimenti specifici in 4 aree:

  • Tener traccia delle cose da fare
  • Generare lavoro organizzato
  • Svolgere il lavoro
  • Riflettere su come si è lavorato

Approfondiamo insieme questo sistema di organizzazione della giornata di lavoro.

1. Tener traccia delle cose da fare

L’obiettivo di questa fase è quello di minimizzare il tempo che intercorre tra A e B, dove
(A) è il momento in cui l’informazione da trattare si presenta a noi, e
(B) è il momento in cui l’informazione sarà rimossa (e quindi dimenticata)

Suggerisco di seguire due accorgimenti principali:

i) Fate transitare tutte le informazioni che entrano nella vostra vita dal minor numero di punti d’ingresso possibili: caselle email? aree della scrivania o della casa? memo vocali? Scegliete voi purché siano pochi e sempre quelli (e fatelo sapere agli altri).

ii) Abbiate sempre con voi almeno una delle inbox (un blocchetto? un app sul telefonino? o sullo smart watch? una borsa?)

Ovunque vi troviate, qualunque cosa accada, in presenza di un’informazione potenzialmente “azionabile”, dovete poter estrarre quel dannato blocchetto, telefonino, smartwatch e scaricare su di esso la responsabilità di ricordare al posto vostro, immediatamente, senza remore, senza analisi, e con fiducia totale.

2. Generare lavoro organizzato

Non possiamo certo permetterci di “accumulare roba” nelle nostre inbox in eterno: ad un certo punto dovremo farci qualcosa.
È quindi fondamentale svuotare periodicamente le proprie inbox e promuovere un po’ di quella “roba” ad un livello superiore; tutto ciò che non viene promosso sarà cestinato o alimenterà una qualche forma di backup indifferenziato.

La fase di generazione del lavoro è quella in cui sposterete le informazioni dalle inbox a un contenitore più specializzato: cartelle d’archiviazione, lista di to-do, eventi a calendario.

Se durante questa fase di svuotamento, un’informazione ci suggerisce un’azione immediata è consigliabile svolgerla subito a patto che essa non richieda una quantità di tempo elevato.
Cosa significhi “tempo elevato” lo determinerete vois stessi, secondo i vostri parametri di efficienza. Alcune pratiche come GTD settano questo limite a due minuti: tutto ciò che richiede più tempo, e non deve essere calendarizzato, va essere inserito in una lista di cose da fare – una to-do list insomma).

Ognuno di noi deve scoprire il trade-off tra tempo perso nel categorizzare (sottratto all’esecuzione del lavoro) e tempo dedicato a svolgere attività quando ve ne sono altre non ancora categorizzate (e potenzialmente più urgenti o importanti).
Svolgere immediatamente azioni onerose ci impedirebbe infatti di dare flusso alla nostro processo di organizzazione delle attività e rischieremmo di dare troppa attenzione a cose che richiedono sforzo ma non lo meritano.

È importante dotare le attività che non vengono svolte subito di una qualche forma di contrassegno che potrà esserci utile quando andremo effetivamente a svolgerle in seguito (es: livello d’importanza, tipo di contesto in cui l’azione può essere svolta, eventuali altre azioni da cui essa dipende, livello d’energia richiesto per svolgerla, urgenza, tempo stimato per svolgerla ecc,).

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Non è rilevante se lo fate con disegnini su un blocco, con un foglione Excel o Google sheet o addirittura con un complesso sistema di tagging su un app dedicata (personalmente amo, per motivi diversi: Things e Todoist)… il consiglio è: fatelo!
Decidete quali variabili di arricchimento sono necessarie per voi e siate religiosi nel corredare i to-do con tali informazioni di contesto.

3. Svolgere il lavoro

Fin qui abbiamo raccolto e categorizzato.
Ora qualcuno dovrà pur lavorare, però!

Eccoci quindi al momento topico: aprite il calendario di oggi e vi troverete una serie più o meno fitta di impegni.
Individuate gli spazi “morti” tra gli appuntamenti, durante i quali avrete tempo per svolgere lavoro non pianificato: una mezz’ora qui, un’ora lì.

Quale miglior occasione che attingere al vostro sistema con la sua todo-list ordinata?
Questo è il momento in cui una categorizzazione ben fatta darà i suoi frutti: immaginate di avere 30 minuti di tempo prima della prossima riunione, un livello d’energia medio, e di trovarvi alla vostra scrivania. Ebbene un buon sistema di produttività dovrebbe permettervi di rispondere proprio a questa domanda: “quali attività tra quelle che ho in lista ha senso che io svolga proprio adesso?”.

“Grazie Andrea, ma la vita non è cosi lineare, ricevo telefonate ogni due per tre, il capo mi chiede di dare precedenza ad altre cose insomma nuovi impegni vengono generati continuamente in modi imprevedibili!”,

Mi aspetto osservazioni simili, alle quali la mia risposta è sempre to do-list: andate dal capo e uscite quella bella lista ordinata delle cose da fare. Dopodiché proponetegli (o decidere con lui) una prioritizzazione sulla base del fatto che la vostra giornata lavorativa prevede solo un tot numero di ore.

In assenza di un approccio strutturato e condiviso e in presenza di desiderio di contribuire e fare bella figura, se non addirittura di timore riverenziale, il vostro capo sarà molto tentato, suo malgrado, di considerarvi un pozzo d’esecuzione d’attività senza fondo…. Finirete per odiarvi a vicenda senza aver capito nemmeno perché, credendo ognuno di recitare a dovere il proprio ruolo.

È fondamentale invece che vi sforziate di ritagliare per voi dei momenti di assoluta concentrazione in cui non accetterete di essere disturbati da nessuno, e che educhiate il capo a violarli solo in caso di assoluta urgenza: in fondo non se ne riserva lui stesso per sé, per motivi identici?

4. Riflettere su come si è lavorato

Nessun sistema sopravvive se non è in grado di riflettere su se stesso ed aggiustarsi.
Ecco qualche spunto di riflessione per il assicurare che il sistema di produttività appena implementato continui a migliorare.

  • Quanti progetti ed attività sto seguendo?
  • I costi di passaggio continuo tra una e l’altra attività sono troppo onerosi?
  • Devo ridurle? Posso aumentarle?
  • Tengo ancora troppe informazioni nella mia mente vivendo in uno stato di ansia continua, oppure tutto finisce immediatamente in una delle mie inbox?
  • Ci sono attività che occupano costantemente la mia attenzione per il semplice fatto che non le ho ancora “materializzate” e non ho dato loro una forma compatibile col mio sistema di produttività?
  • Devo modificare qualcosa nel processo affinché ciò sia possibile?
  • Posso già guardare avanti di una settimana, o di un mese a calendario, assegnare ad alcune attività scadenze specifiche o allocare per esse un intervallo temporale riservato di lavorazione?
  • Riesco a gestire bene la coesistenza tra fonti informative digitali e analogiche? Come posso armonizzarle?
  • Devo effettuare più scansioni? Foto? E quindi digitalizzare di più?
  • Oppure ho bisogno di più riferimenti di tipo fisico e devo quindi scrivere/ stampare di più?

Queste domande vi aiuteranno a tenere in forma il vostro sistema di produttività e a tararlo secondo le vostre esigenze.

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