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Lavorare

Ringraziare per il colloquio

Dopo un colloquio, bisogna scrivere un messaggio per ringraziare? Se sì, come?

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Avete passato tre giorni a prepararvi per il colloquio, leggendo tutto l’archivio del mio blog (tra le varie cose). Avete dato il 100% di voi stessi e anche qualcosa di più, tanto che, uscendo dall’ufficio, avete provato per un attimo quel sentimento di soddisfazione che vi rende sicuri di avere tutte le carte in regole. Insomma: missione compiuta!
Non proprio: missione quasi compiuta.
Manca ancora qualcosa di importante che, come tutte le cose importanti, è oggetto di grandi discussioni: dovete ancora inviare un email di ringraziamento per il colloquio.

I punti essenziali

L’email è il canale di comunicazione privilegiato. L’unico, direi. I bigliettini scritti a mano mandateli solo se volete uscire a cena con il vostro selezionatore (e solo dopo che vi ha detto no per il posto).
Il messaggio va inviato entro 24 ore dall’incontro e a orari non sospetti: l’ideale è sul mezzogiorno o verso le 19 di sera.
In questo modo, non sembrate pazzi squilibrati che scrivono alle 3 del mattino e neanche lazzaroni opportunisti che usano il tempo di lavoro retribuito da un’altra azienda per mandare messaggi privati alla concorrenza.

Un esempio

Egregio signor Trombin Valente,

1. Banalità: siate formal-professionali

ci tengo a scriverle due righe per ringraziarla del tempo che mi ha dedicato oggi pomeriggio. Per quanto ci si possa sentire preparati, un colloquio è pur sempre un’occasione che può diventare stressante; per questo motivo, ho apprezzato particolarmente la sua capacità di creare un ambiente favorevole alla discussione, in cui mi sono sentito a mio agio e ben accolto.

2. Niente ringraziamenti qualunquisti: attirate l’attenzione del vostro interlocutore mettendo l’accento su un suo comportamento/una sua capacità che avete apprezzato

Le spiegazioni che mi ha fornito sui valori della vostra azienda e sulle principali responsabilità del Gestore Qualità mi hanno confermato l’impressione che avevo avuto leggendo il bando di concorso: la posizione rappresenta una bella opportunità e credo che il mio profilo corrisponda bene a quanto ricercate.

3. Richiamate il ruolo per il quale avete avuto il colloquio e cercate di creare un legame tra le sue responsabilità e il vostro profilo

Come ho avuto modo di spiegarle, alcune mansioni mi sono già familiari, in quanto presso la Clinica della Beata Innocenza mi occupo attualmente di tutte le segnalazioni dei pazienti e degli eventuali reclami.

4. Questa frase serve a ricollocarvi: è molto probabile che il selezionatore abbia incontrato più candidati, magari per posti molto diversi. Ricordategli qualche elemento del vostro percorso professionale.

Ho preso nota del fatto che intendete concludere il processo di selezione entro la fine del mese: rimango quindi nell’attesa di una comunicazione da parte sua e la ringrazio nuovamente per la sua disponibilità. Non esiti a contattarmi se dovesse necessitare qualche informazione supplementare.

5. Oltre a servire da chiusura, l’ultimo paragrafo inserisce un reminder nell’agenda mentale del selezionatore che cercherà di rispettare i tempi convenuti nel corso del colloquio.

Cordialmente,

6. È un messaggio elettronico, con l’obiettivo di comunicare quattro concetti: grazie, ho apprezzato il colloquio, penso di essere la persona giusta, spero che sceglierete me. Quindi niente espressioni ampollose e distinte.

Che ne dite? Il selezionatore dovrebbe rispondere? Voi cosa fareste? Qual è la vostra esperienza?

All’età di tre anni ho deciso di diventare vegetariano; in seconda elementare, la maestra ha convocato i miei genitori perché “non era normale” che un bambino conoscesse tutti i nomi dei funghi in latino; a 13 anni ho amato per la prima volta senza sapere che non era amore; a 15 ho smesso di fare decathlon perché odiavo la competizione; ancora minorenne, sono stato processato da una corte marziale. A 20 anni mi sono sposato e a 23 ho divorziato; a 25 anni dirigevo una start-up che ho fatto fallire; a 29 ho avuto la meningite, sono morto ma non ho saputo restarlo. A 35 anni ho vissuto una relazione poliamorista e sono diventato padre di figli di altri. A 42 mi sono licenziato da un posto fisso, statale e ben pagato per fondare l’Agenzia per il Cambiamento Purple&People e la sua rivista Purpletude. A parte questo, ho 20 anni di esperienza nelle risorse umane, ho studiato a Ginevra, Singapore e Los Angeles, ho un master in comunicazione e uno in digital transformation e ho tenuto ruoli manageriali in varie aziende e in quattro lingue diverse: l’ONG svizzera, la multinazionale francese, le società americane quotate in borsa, la non-profit parastatale. Mi occupo soprattutto di comunicazione del cambiamento, di organizzazioni aziendali alternative e di gestione della diversità – e scrivo solo di cose che conosco, che ho implementato o che ho vissuto.

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In primo piano

Purpose: quando i tuoi obiettivi aziendali non sono i miei

Il cliente vuole lavorare con persone che condividano il “purpose” del proprio brand: ma quanto impegno (e tempo libero) può legittimamente pretendere?

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Networking meeting

Va sempre più di moda il termine Purpose, che detto facile rivendica in un certo senso i valori del brand che persegue in ogni scelta strategica. I valori in ogni step aziendale. Ammirevole, non c’è che dire, tranne quando questo obiettivo diventa un atteggiamento un po’ inquinato dalle aspettative e quello che ti chiedono i tuoi clienti è crederci quando condividono con te gli obiettivi aziendali, senza però considerare l’impegno di tempo e occupazione che stanno pretendendo.

Non cercano solo un partner per la comunicazione (nel mio caso mi occupo di quello), ma tutti intimamente vogliono di più: vogliono qualcuno che creda nella loro missione tanto quanto loro.
Vogliono, anzi, esigono che sposi la causa.

Mi capita più o meno con buona parte dei clienti: i livelli di aspettativa sono diversi.

A tutti piacerebbe avere partner e fornitori che credono nelle stesse cose, o meglio: che credono in quelle del brand. Non valutano quali siano quelle di ciascuno, ti chiedono semplicemente di aderire al modello, ma non solo in termini di filosofia. No. Vogliono che ci spendi del tempo della professionalità possibilmente gratis, in generale per un fine che in realtà è lo sviluppo del loro brand, non un bene superiore. È un finto Purpose. Non è universale e utile. È il loro e serve a loro, ma giustificato da “è utile/ fa networking / ti può servire”.

Credici per far del bene al mio brand

Esatto: questa è l’aspettativa non dichiarata. Credici! Credi in questo fantastico percorso motivazionale, credi nella costruzione del networking sano, nel volontariato. Credici! Il cliente lo esige – ti organizza incontri, ti dice che c’è l’evento benefico da lui organizzato al quale si aspetta che tu partecipi come volontario. E sul quale poi dovrai fare networking utile a lui e condivisione social spesso utile più a lui che a te.

C’è il corso di formazione che ti regala col preciso fine di ottenere più competenza da te, c’è la cena mensile coi soci per cui si aspetta la tua presenza. Offre lui, ma tu ci devi essere per capire chi sono i concorrenti e vedere come va la presentazione e cosa c’è da migliorare.
C’è un ma in questa cosa: l’impegno da parte del professionista è appunto atteso come “dovuto e volontario”.

Dopotutto ti sto offrendo una cena, dopotutto ti sto regalando un corso, dopotutto ti sto dando la possibilità di fare un’esperienza di volontariato costruttiva ed edificante, non vorrai mica mancare?

La domanda è: questa crescita, questo obiettivo di costruire valore è utile a entrambi o solo al brand? Io, fornitore, quanto tempo ti aspetti che passi in queste cene/incontri/corsi/atti di più o meno libero arbitrio?

Grazie, ma scelgo io

Partiamo da un sunto tanto semplice quanto banale: se dovessi dedicarmi a tutti i clienti con lo stesso trasporto emotivo e lo stesso “crederci” che tutti vorrebbero, non avrei del tempo libero – passerei le giornate praticamente a lavorare gratuitamente, anche se il lavoro gratis è inteso come cene di PR, corsi di aggiornamento (utilissimi, eh, per carità), e “cose in cui credere e fare beneficienza”. E che in genere sono previste nei week end, o nelle serate, e comunque mai quantificate come tempo che una persona ti sta dedicando.

Te lo sto regalando / offrendo/ dando gratis, quindi?

Quindi il tempo che chiedete a un professionista di passare per una buona vostra causa è tempo che chiedete di avere per voi.
Non retribuito.

Io ho la mia azienda, il mio sogno e coltivo in mio senza aspettarmi che i miei fornitori ne facciano parte con lo stesso entusiasmo.

Non ho bisogno di innamorarmi della causa per fare un buon lavoro. Il mio essere professionista comprende già degli alti standard anche se non sto a immolarmi per la causa.
Se sono un vero professionista ci penserò io a pagarmi i corsi di formazione più utili e calibrati nel modo giusto sulla mia esperienza.
Idem il volontariato: sposo cause che sento nel profondo, non che mi vengono imposte.

Anche se chiedete a un professionista di partecipare per networking, per creare gruppo, per fare PR utili, comunque gli state chiedendo di impiegare gratuitamente del tempo per fare quello che serve soprattutto a voi. Perché il fine è qualcosa che torna a voi.
Se ne vale la pena o meno lo soppesa poi il professionista.

Una questione di buone relazioni?

Voi potete proporre, ma non aspettatevi per forza che dall’altra parte accettino. E se lo fanno non è detto che il ritorno dell’altro sia equo, probabilmente lo sta facendo più che altro per pura cortesia. È un modo cordiale per mantenere la relazione con voi.

Domandatevi: se gli chiedessi di lavorare gratis accetterebbe solo per la causa?
Ve lo dico: la risposta per la maggior parte dei casi è no.

Non offendetevi e soprattutto non pretendete adesione alla causa.
Pretendete alta professionalità. Questo sì. E se qualcuno vi dice che non ha tempo perché è andato a un corso di aggiornamento, apprezzatelo: lo sta facendo anche per voi, ma senza chiedervi un euro, investendo positivamente su se stesso.

 

Voi? Avete clienti che vi chiedono di aderire alle loro cause e alla loro Purpose strategy? Avete dovuto fare cose delle quali non vi è importato molto pur di “aderire” alle aspettative del cliente?

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Comunicare

Il problema non sono i risultati, ma le aspettative

Un risultato può essere deludente solo se non corrisponde alle nostre aspettative: ma come si creano e quanto sono pertinenti in un mondo fatto da sistemi complessi?

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uomo fosso aspettative

Non so voi, ma a me capita spesso di essere più concentrato sui (mancati) risultati che sulle (errate) aspettative.

L’altro giorno, ad esempio, sono stato in piscina e ho preso una porta in faccia.
Mancavo da un pezzo, da tanto che non ricordavo più l’odore del cloro e l’umidità che ti investe quando passi dagli spogliatoi alle vasche.

Ci sono andato con un obiettivo preciso: fare 60 vasche da 25 metri in 15 minuti.
Cuffietta nuova di zecca, occhialini tecnici, un po’ appanzato devo dire, ma determinatissimo.

Entro in acqua e inizio subito il riscaldamento, che la temperatura non è quella della piscina idromassaggio. Poi mi posiziono in corsia tre, guardo l’orologio appeso al muro, faccio un lungo respiro e parto con la prima spinta.
Esco dalla vasca quarantacinque minuti dopo, visibilmente distrutto, con un record non invidiabile di 30 vasche, ovvero la metà del risultato obiettivo nel triplo del tempo atteso. Un trionfo, ho pensato.

Dalle mie parti, qualcuno potrebbe dirmi: Bravo, mona! Ho scoperto solo dopo che l’obiettivo che mi ero dato era più o meno simile al record mondiale di nuoto in stile libero in vasca corta. Record. Mondiale. Ma sul momento ho incartato il senso di delusione e l’ho infilato nella borsa dei panni sporchi, mentre mi avviavo al parcheggio.

In seguito, però, rientrando a casa in auto con il pilota automatico e la testa che continuava a lavorare, mi sono reso conto che a volte attacchiamo il mirino sul bersaglio sbagliato: se fissiamo l’asticella delle aspettative troppo in alto, poi è difficile misurarsi sui risultati.

Nel gioco delle tre carte, il problema siamo noi

Prendiamo la politica.
Se un candidato ci dice che una volta eletto farà delle cose per ottenere certi risultati, noi abbiamo solitamente due atteggiamenti simultanei e contrari: in linea di massima non gli crediamo (e cioè pensiamo che menta) ma se in qualche modo ci convince a stare dalla sua parte, gli diamo comunque un minimo di credito e lo aspettiamo al varco.

Nulla di strano. Ma se poi quello stesso politico viene eletto e non fa quello che ha promesso, nel modo in cui lo ha promesso, con i risultati che ha promesso, c’è chi comprensibilmente si incazza.

E chi si incazza di solito è super esigente, con il politico: ha detto che usciva dalla politica, ha detto che toglieva le accise, ha detto che aboliva la povertà, ha detto che avrebbe creato un milione di posti di lavoro, e non lo ha fatto!

Bene. Ma allora mi chiedo: siamo sicuri siano tutti dei cialtroni inaffidabili? Non è che piuttosto abbiamo cannato le nostre aspettative?

Quante volte accade, nel nostro lavoro, di mancare un obiettivo, di presentare un bel pacco di slide cui non daremo seguito per poi ripresentarle ciclicamente, di dare una scadenza e non riuscire a rispettarla, di stilare la lista delle cose da fare in giornata e finire che abbiamo fatto tutt’altro.

Eppure, quando parla un politico, paradossalmente prendiamo alla lettera qualsiasi intenzione, qualsiasi piano, qualunque desiderata.
Il politico naturalmente fa il suo gioco   e qualche volta è il gioco delle tre carte  ma noi abbiamo una scelta che spesso ci precludiamo.

Possiamo scegliere di ridimensionare consapevolmente le nostre aspettative, oppure di metterle quanto meno in prospettiva filtrando con senso critico le cose che dice.

Capire il contesto per gestire le aspettative

Da qualche anno gira un modello che si chiama Cynefin, che è tornato alla ribalta per supportare tutto il filone dell’agile.
Per farla breve, spiega che il rapporto causa-effetto è evidente, perfino banale, solo in contesti semplici. Un incrocio con un semaforo è un contesto semplice, ad esempio.

A mano a mano che il contesto diventa articolato, questo rapporto si fa fatica ad afferrarlo. Nei contesti complicati, per cogliere il nesso bisogna avere un grado elevato di conoscenza. L’impianto elettrico di casa mia è un buon esempio: come funziona non è evidente a tutti, ma ad un elettricista sì.

Nei contesti complessi, invece, il nesso causa-effetto di un’azione lo si può cogliere solo a posteriori, perché ci sono troppe variabili che si condizionano a vicenda.

Un mio collega dice che un dominio complesso è come una festa di compleanno per bambini. Puoi fare dei tentativi, per tenerli buoni, ma non sai a priori cosa catturerà la loro attenzione, come si influenzeranno tra loro, se e come interverranno i genitori. E la stessa festa, con gli stessi invitati, il giorno dopo, avrebbe una dinamica diversa, non ripetibile né prevedibile in anticipo.

L’azienda e la politica se ci pensate non sono diversi da una festa di compleanno per bambini. Sono sistemi complessi. Non in maniera assoluta, ovviamente: in questi sistemi convivono cose semplici, cose complicate e cose complesse.

Un nuovo impianto aumenta la capacità produttiva: questo è evidente. Ma lanciare un nuovo prodotto sul mercato è un dominio complesso: puoi stimare come reagirà il tuo target, ma ci sono molte cose che non sai (e molte altre che non sai nemmeno di non sapere).

Il problema di mettere a fuoco

Lo stesso limite lo vedo quando si parla di analisi di clima in stile wonderful-place-to-work (così non faccio torti a nessuno).

Io posso chiedere, con crocetta in scala 1–5 a tutti i dipendenti, se nel loro contesto “si può contare sulla collaborazione delle persone?” o se “i responsabili sono disponibili ed è facile parlare con loro?”, ma se poi mi concentro sui risultati rischio seriamente di andare a sbattere.

La cosa grossa qui non sono i risultati, ma le aspettative: se sei uno stagista e ti aspetti che il CEO del tuo gruppo sia facilmente disponibile a fare due parole con te, e questo non accade, il problema non è che non accade. Il problema è che ti aspetti la cosa sbagliata o, per dirla in metafora, il problema è che ti concentri su quante galline catturi in un’ora e non sul buco nel pollaio.

Allo stesso modo, in politica puoi ad esempio prendere decisioni economiche secondo dei modelli, ma non è detto che funzionino, perché il risultato dipende da troppe variabili molte delle quali non sono sotto controllo, e non potrebbero esserle. Ma anche qui: se non si mette a fuoco il vero problema – l’indeterminatezza dei risultati – c’è il rischio di restarne schiacciati.

Da dove vengono le nostre aspettative?

Le aspettative possono essere legate alla nostra esperienza personale (ho sempre mangiato benissimo, in questo ristorante, quindi mi attendo lo stesso livello ad ogni visita), ma il più delle volte sono veicolate tramite canali esterni.

Pensiamo ad esempio ai social media e a come contribuiscono a definire le nostre aspettative a tutti i livelli, persino a livello di perfezione fisica: i filtri per ringiovanire i volti sono diventati talmente comuni che restiamo colpiti se un nostro contatto pubblica una sua fotografia con rughe o imperfezioni troppo evidenti.

Nello stesso modo i media, in generale, ci comunicano delle immagini che poi dovremo sovrapporre alla realtà. Questo fenomeno è stato studiato a lungo da chi si occupa di percezione della qualità. In particolare è famoso il modello di Christian Grönross (1984) che definisce la qualità come il prodotto, o come il risultato, di ciò che ci si aspetta rispetto all’esperienza effettiva.

In pratica, se paghiamo 40 Euro per una notte in hotel, non avremo grandi aspettative sulla colazione. Trovare un buffet variato e con prodotti freschi segnerà la nostra esperienza in modo totalmente positivo, e quindi avremo tendenza a considerare tutta l’offerta come di buona qualità. Lo stesso tipo di trattamento in un 5 stelle ci avrebbe deluso per la mancanza di frutta di stagione.

La complessità crea complessità… ma non a tutti piace

Per quanto riguarda la politica, le aspettative sono sicuramente legate alle nostre esperienze passate, ma tenderanno a formarsi anche rispetto ai messaggi che riceviamo: un politico che sa come comunicare saprà convincere, anche senza usare sempre il metro della verità per misurare messaggi e sparate.

Nell’articolo che citavo poco fa, pubblicato sempre su Purpletude, avevo parlato della necessità di esplorare spazi di non verità e un lettore aveva reagito con un commento che mi aveva colpito: “Proporre ricette economiche di cui non sei sicuro è stupido. In politica, poi, è la cosa peggiore. Dire, sapendo di mentire, che hai un grande esercito e che se vai in guerra vinci di sicuro, è una disgrazia”.

A parte non essere una disgrazia (si chiama inganno militare e c’è chi lo usa tutti i giorni dalle parti della penisola coreana), in realtà non c’è nessuno al mondo che può essere sicuro degli effetti di una ricetta economica o dell’esito di una guerra. Al massimo ci si può aspettare che uno sia sicuro che ci sono buone o ottime probabilità di riuscita.

Essere coscienti che l’immagine che ci viene proposta non corrispondente necessariamente alla realtà è possibile solo allenando costantemente la capacità di distinguere le parti complesse da tutte le altre.

Perché le aspettative devono sempre essere semplici, per loro natura, e di conseguenza la comunicazione di queste stesse aspettative tenderà a semplificare la complessità (leggi: la realtà). E questo è il modo migliore per rimanere delusi dai mancati risultati.
O incazzati per le promesse non mantenute.

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