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Lavorare

Un software per gestirli tutti

I sistemi di gestione delle candidature sono spesso automatizzati e per questo bisogna capire come funzionano.

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Nel 2015, sono state 84’000 le candidature inviate all’azienda per cui lavoravo. Un ospedale di 1’000 letti, 5’000 collaboratori, non una multinazionale come Nestlé o Barilla, per dire.

Una montagna di lavoro. Anzi, un grattacielo.

Ora, prendete questi CV e stampateli tutti (cosa facile, perché circa 60’000 ci sono arrivati via posta fisica) e ora metteteli uno sopra l’altro. Impilateli: avremmo davanti a noi un edificio di carta alto quanto l’Empire State Building di New York. E sulla cima ci possiamo aggiungere pure la Statua della Libertà.
Questa massa di documenti va processato: aprire le buste, aprire le email, leggerle, capire a quale posizione sono interessati, in quanto il 90% sono candidature spontanee, e poi smistarle alle persone giuste.
Una volta che tornano con un feedback (se tornano) preparare una risposta, cercare l’indirizzo giusto, verificare che ci sia (succede che i candidati dimentichino di mettere un contatto…), verificare che non ci siano aloni di tazze e caffè sulla documentazione, che non si sia mischiata con quella di qualcun altro, che il line manager non abbia fatto note personali a penna sul CV che ci apprestiamo a ritornare.
Sì, perché solo la lettera di accompagnamento appartiene all’azienda: tutto il resto deve essere ritornato al mittente.

Quindi scriviamo la lettera, stampiamola, mettiamola in firma, recuperiamola, diamo un ultimo controllo che la documentazione appartenga alla persona indicata nella lettera, vediamo quale formato è appropriato (non è gentile piegare una cartelletta), imbustiamo, affranchiamo e spediamo.
Immaginate per un attimo quante persone ci vogliono per processare 380 lettere di questo tipo al giorno e quanto possa costare tutto ciò solo in termini di spese postali.

Semplificare l’amministrazione

È per questo motivo che le aziende medio-grandi si dotano di sistemi di gestione delle candidature (Applicants Tracking Systems, ATS, in inglese): per semplificare gli aspetti amministrativi del processo di selezione. E diminuire i costi. E diciamoci la verità: per permettere ai collaboratori delle risorse umane di dedicarsi ad attività un pelino più interessanti che leccare francobolli tutto il giorno.
Il lavoro amministrativo rimane, soprattutto se ci si dedica a una lettura attenta dei curricula. Ma per lo meno il grosso della corrispondenza viene automatizzato, o totalmente o in parte, a dipendenza della filosofia dell’azienda (ad esempio da noi, c’è sempre qualcuno che deve decidere un’azione: a parte l’email di conferma di ricevimento della candidatura, tutti gli altri messaggi vengono decisi e inviati da una persona e non da una macchina).

Le ricerche per parola chiave

Il secondo aspetto, più importante per chi si candida, è invece legato al fatto che gli ATS permettono di identificare più velocemente le competenze e i criteri di inclusione.
Qualche esempio? Una laurea specifica (non puoi fare l’infermiere senza aver studiato da infermiere), o un’esperienza particolare (affidereste il comparto esplosivi di una cava a un operaio che non lo ha mai fatto prima?), o una competenza tecnica (per una posizione di front-office in un hotel 5 stelle è fondamentale parlare bene le lingue).
Molti software danno la possibilità di calibrare le ricerche e di dare dei punteggi ai candidati in base alle loro risposte: per questo motivo è importante evitare tutti gli acronimi, le sigle e le abbreviazioni; o per lo meno: assicuratevi che esse siano sempre esplicitate.

Esempio 1
Per questioni di spazio, Matteo scrive di avere una laurea in SdC. Il layout del suo CV è veramente figo e non può permettersi di rovinare l’armonia delle forme, esplicitando ciò che SdC significa, ovvero “Scienze della Comunicazione”.
Peccato, perché il recruiter farà una ricerca con “Comunicazione” e non lo troverà.

Esempio 2
Pierina parla molto bene il Mandarino e lo scrive nel CV.
Il recruiter fa una ricerca con “Cinese” e non la trova.
Pierina avrebbe potuto indicare nelle lingue “Mandarino (Cinese)”.

E se non ho le caratteristiche per la posizione?

Un consiglio spassionato: allora non inviate la vostra candidatura. Ma se vi manca una competenza esplicitata nel bando, non mentite. Mi capita spesso di aprire candidature che sono passate attraverso il primo filtro del software di gestione, per poi scoprire che la persona non ha veramente il diploma che diceva di avere. È molto raro che questo fatto dia una buona impressione del candidato, anche se il resto del curriculum è valido.
L’aspetto positivo degli ATS (per i candidati), è che i software non vedono gli errori di ortografia e non giudicano le scelte stilistiche, né della foto né del curriculum. Ma attenzione a non fare errori di battitura sulle competenze che potrebbero essere importanti per la posizione. Se “Laurea” è scritto “Laura”, il sistema penserà che Laurea non c’è.

HR | Digital Transformation | Change Management | Co-Founder Purple&People. Negli ultimi 15 anni ha rivestito ruoli manageriali nell’ambito delle risorse umane, a 360°, lavorando in grandi aziende americane, in multinazionali francesi e in organizzazioni parastatali svizzere. Il suo focus personale si concentra soprattutto sulla digital transformation, la gestione del cambiamento, le relazioni con gli stakeholders e lo sviluppo dei talenti. Ha il pallino per le questioni di genere e il diversity management, con una fastidiosa tendenza a voler sperimentare in prima persona le innovazioni e i modelli organizzativi radicali.

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Crescere

4 consigli per introversi che vogliono essere felici

L’immagine dominante della persona di successo è quella sociale ed estroversa. Ma come fare se si è introversi?

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Essere introversi ma vivere felici: 4 consigli

Ho 16 anni e leggo Cosmopolitan – è un po’ presto e non capisco un bel po’ di cose, ma di una cosa sono sicura: non sono un “animale da party”. Ne soffro un po’, perché a queste feste sembra accadere tutto, dagli affari della vita all’incontro dell’anima gemella.

Cresco felicemente da nerd, passando per un periodo punk, lavoro, inizio l’università. E lì ci provo, passo un anno cercando di andare alle feste giuste, ma alle fine a parte ballare un sacco non ne ricavo granché. Il contatto con tutte quelle persone che non mi interessano ed alle quali non interesso io mi drena.

Lavoro in profumeria ed al supermercato.
Sono brava, ma passare le giornate in mezzo alla folla mi stronca. Non collego le due cose, penso di essere semplicemente stanca (in fondo faccio tre lavori e vado all’Università, cosa pretendo?)

A 25 anni inizio ad avvicinarmi al Coaching ed alla psicologia, e faccio il test di Myers-Briggs scoprendo di essere un’introversa!
Non ci avevo mai pensato, in fondo conosco un sacco di persone eppure…

Rimetto insieme i pezzi. Scopro come la pubblicità ed i film spaccino l’estroversione come il modo di essere “giusto” o “facile”. Scopro anche che nel mondo del lavoro, il sistema è creato per gli estroversi – un po’ come è creato per gli uomini – lasciando indietro le personalità più riservate.

Ogni persona ha la sua storia

Questo è quello che è successo a me, ma le storie non differiscono poi di molto. Come per molte altre cose, c’è la percezione di un modo giusto di essere e poi ci sono tutti i modi di essere, inclusi quelli opposti al modello ideale.

Se sei donna ed introversa, il mondo del lavoro di oggi può non essere una passeggiata. Ancora di più se libera professionista perché, circondata da colleghe che stimi e che fanno 800 storie Instagram al giorno sulla loro vita sociale attivissima e vanno in giro abbracciando e baciando persone come il Papa, potresti sentirti impreparata a non fare lo stesso.

La mia amica Emanuela ha il potere di incantare le folle. Ti parla, e ti senti fantastica. E per questo talento innato, parla con un sacco di persone, e viene pagata per farlo.
Se l’avessi conosciuta da adolescente, ne sarei probabilmente stata invidiosa. Adesso capisco che un talento, almeno uno, l’abbiamo tutti.

E che è un atto di rispetto verso noi stesse esprimerlo nel modo che ci è più consono.
Allora, se anche tu ami la pace ed il silenzio, ti capita di sentirti inadeguata agli standard di espressione sociale e spesso senti di non poter esprimere la tua essenza con le persone che ti seguono senza essere considerata “moscia” o “fuori moda” – senti un po’ qui.

Iniziamo dicendo che essere introversi è una cosa che fa parte di noi, come un braccio o una gamba. Ci sono degli aspetti di questo che, se danno fastidio, si possono migliorare (vedi la timidezza), ma di fondo rimane.
Va da se quindi che è importante viversela bene, godersela, e far fruttare nel modo giusto questa caratteristica. Come?

1. Studiati (imperativo: studia te stessa/o)

Cosa ti fa stare bene? In cosa sei brava? Sarà banale, ma ci dimentichiamo spesso che le persone che vogliamo intorno sono quelle che apprezzano ciò che intimamente pensiamo di noi. Quelle con cui possiamo non indossare maschere, insomma.

Trova dei modi per veicolare ad amici, clienti e conoscenti ciò che rende la vita degna di essere vissuta per te, vanne fiera tu per prima, e le persone giuste arriveranno.
Certo, soprattutto per quanto riguarda i social, un’introversa può aspettarsi una tribù più silenziosa, che passa meno tempo online e si collega solo per contenuti che valgano la pena di entrare – per sbaglio – in contatto con la confusione del mondo.

E questo mi porta ad un argomento che mi sta tantissimo a cuore: liberiamoci del confronto.
Lo so, la nonna all’uscita dalla scuola diceva “ma non potresti essere come Ciccia, che va ai giardini con il suo gruppetto?”, e la mamma voleva organizzarti feste di compleanno degne dei Ferragnez, quando tu eri felice con una torta per 15 da dividere con l’amica del cuore.

Ma quei tempi sono finiti, sei adulta, ed è tempo di sfoggiare quello che sei in tutta la sua maestà!

2. Trova ispirazione

Quando ho aperto il mio account Instagram sono rimasta ammaliata da Francesca Crescentini, una donna con una cultura immensa che si è costruita un seguito ragguardevole parlando di libri, pensieri di vita ed oggetti belli (il tutto alternando vestaglia e magliette dei cartoni).

Non è un’estroversa, eppure conosce la sua nicchia e ci si rotola beata come la sua adorata alga palla.
Trovare delle persone che hanno fatto qualcosa di simile a quello che vorresti fare tu è fondamentale perché, ricorda, neanche gli introversi sono al di fuori della dinamica del branco. Abbiamo bisogno di riprova sociale, e non c’è vergogna in questo.

3. Muovi le chiappe

Sì sì hai capito bene. Sei introversa, non cieca. Una delle nostre caratteristiche è quella di pianificare all’infinito e non fare, o fare all’ultimo minuto; ecco, di questa magari liberiamocene, che dici?

Inizia a fare quello che vorresti, un passettino alla volta, e chiedi aiuto se ti serve. Non sarà perfetto, non avrai voglia e vorrai spegnere tutto per una settimana e ritirarti sulle montagne, ma se non continui a provare  troverai l’ingranaggio giusto.

4. Non farla più difficile di quello che è

È vero, una donna introversa può essere svantaggiata su alcuni fronti, ma lo è su altri.
Ad esempio è più facile per noi ritagliarci del tempo per studiare e riflettere senza influenze esterne, e pur avendo meno relazioni ci viene più naturale puntare sulla qualità.

È di nuovo questione di identità, e di accettare che c’è una sola realtà che va bene per te, la tua. Quella che si evolve in maniera organica con te: rinunciarci vuol dire cercare di riempire una pentola con un mestolo bucato. Puoi sempre riuscire, ma con grande fatica e frustrazione non necessaria.

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Comunicare

Il CV: è ancora utile o è sorpassato?

Per alcuni, il curriculum è uno strumento vecchio, che appartiene al passato. Per altri, invece, rimane lo strumento cardine della selezione. Come deve essere per restare efficace?

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Il curriculum vitae è ancora utile per trovare lavoro?

Nei percorsi di orientamento professionale che tengo, dai corsi universitari ai corsi professionalizzanti, l’incontro che più ha successo è quello relativo a come si redige un curriculum vitae. Trovare il modo migliore di parlare di sé in un documento che viaggia per il mondo ha sempre creato non poca ansia.
Come lo scrivo? Quanto deve essere lungo? Questo ci va? Quest’altro? Ma gli hobby ci devono stare? Le incognite sono tante e gli studenti mi ringraziano perché hanno la possibilità di confrontarsi in diretta per avere qualche risposta alle loro domande. E alla fine se ne vanno certi di avere tutte le informazioni necessarie per scrivere in maniera efficace il loro cv.

Ma se c’è una cosa che impariamo dopo aver inviato un po’ di curriculum alle aziende è che la certezza in questo campo non esiste. I recruiter sono persone e come persone hanno dei punti di vista soggettivi che possono differire tantissimo da ciò che “può andare” a ciò che “non va”.

Al di là di questa forte componente soggettiva che è la parte affascinante e misteriosa dell’efficacia di un cv, l’incognita più grande, secondo me, è un’altra…

Il curriculum serve ancora?

È uno dei dibattiti più accesi specialmente su LinkedIn.
Ci sono persone che preferiscono nuovi approcci alla ricerca lavoro e vedono il cv come un legame con il passato quasi inutile. Preferiscono leggere blog personali, vedere video, scovare informazioni dai profili pubblici sui social, oppure ricorrono ad applicazioni di gamification o all’uso massiccio di form online letti da intelligenza artificiale in grado di fare matching automatico tra le competenze offerte dal candidato e quanto richiede l’annuncio di lavoro.
L’altra frontiera molto discussa è data da quelle realtà che si pongono di mediare tra te e l’azienda interessata all’assunzione e chiedono di inviare progetti, idee e soluzioni anziché sterili curriculum.

Sicuramente si tratta di un approccio nuovo che ci pone di fronte a un mutamento di coscienza su quello che è e che dovrebbe essere la ricerca di impiego, ma che crea ancora più confusione nei giovani che devono entrare nel mondo del lavoro. Se pensiamo che tanti di loro partono a costruire quella che dovrebbe essere la loro presentazione efficace in un formato statico, standardizzato e imprigionato da logiche burocratiche come il curriculum europeo, siamo ancora lontani dal capire quanto vale il mio cv nella ricerca di lavoro.

Come scrivere un CV che funziona

L’evoluzione sembra andare quindi nella direzione di abbandonare lo strumento, ma credo che non si tenga conto di una caratteristica fondamentale propria del cv: il curriculum non è importante solo nel contenuto, ma anche come contenitore. Il modo in cui ti presenti e cosa dici di te è fondamentale per fare la differenza. Selezionare le informazioni, scomporre, narrare, far emergere un filo conduttore nelle tante attività svolte, evidenziare alcune attitudini, sono azioni che aiutano il candidato a fare quella scrematura che dovrebbe favorire un giudizio personalizzato da parte di chi riceve il cv. È un lavoro di cesellatura, in cui lasciare le informazioni che riteniamo importanti pulendo da orpelli che tendiamo a fare. Il cv non è più la fiera delle vanità. Ormai è risaputo che non si deve “fare cose, vedere gente” per il solo gusto di aggiungere la figurina mancante e rendere colorito e variegato quel pezzo di carta.

È solo il modo in cui tendiamo a vedere il cv che dovrebbe cambiare. Nella vecchia logica che vuole questo documento un mero elenco delle attività professionali e formative, non ha molto più senso, perché tutte queste informazioni posso essere trovate facilmente e velocemente sui social network o in un blog personale arricchite da varie e migliori componenti (interazioni e conferme di competenze da parte di altre persone del tuo network, confronto con altri profili, ecc.).
Se rinnoviamo il tutto attraverso un’attenzione grafica più personalizzata, un’azione di selezione e un modo nostro di riportare le competenze, possiamo leggere il curriculum come il risultato di un percorso di crescita ed essere apprezzato perché possiede quell’elemento straordinario che ci valorizza veramente in un mondo di curriculum europei.

Far emergere se stessi

Insomma dobbiamo metterci più anima. Così si vede cosa realmente sappiamo fare. Non importa se tu devi giocare con un’app per dimostrare alcune tue abilità all’azienda che vuole assumerti, o se devi presentare un progetto specifico (a prescindere dal fatto se sia un modello selettivo etico o meno), quello che realmente importa è la visibilità e l’importanza che dai alle tue cose e a come racconti di te.

Forse è per questo motivo che alla fine non penso che il cv sia un elemento destinato a morire. Quando ti ricapita l’opportunità di lavorare su te stesso creando la tua storia professionale e selezionando le parole che meglio si addicono affinché si continui a parlare di te?

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