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Come comunicare con il team in tempo di crisi

Come comunicare con il team in tempo di crisi

comunicare con il team

Prima di iniziare a leggere queste righe su come comunicare con il team in tempo di crisi, dovete decidere quale atteggiamento assumere.

Una possibilità è che vogliate trovare qualche strumento o strategia o suggestione utile per essere di supporto al vostro gruppo di lavoro. E allora ci siamo.

L’altra possibilità è che siate sulla difensiva di fronte all’ennesima sedicente guru che pretende di insegnarvi a stare al mondo. Ecco, non è proprio questo il caso e vorrei rassicurarvi subito: non ho nulla da insegnare che non sappiate già, almeno inconsciamente. Oltretutto questo testo non è una ricetta inventata ad hoc, quanto piuttosto una sintesi ragionata dei migliori contributi che ho letto in queste settimane sul tema.

Quindi rilassatevi, abbassate la guardia e cercate di scovare gli input più adatti alla vostra situazione, per comunicare con il vostro team in tempo di crisi.

Qual è il principale bisogno di tutte e tutti noi in questo difficile momento storico? 

Oltre a ritrovare l’abbraccio dei nostri cari che non vivono con noi, il nostro bisogno fondamentale è sentirci dire che andrà tutto bene. Essere tranquillizzate, rassicurati.

Sappiamo che non sarà esattamente così, che non andrà tutto bene, di certo non per tutti; sappiamo che il prezzo da pagare c’è e, alla fine, sarà alto, ma abbiamo bisogno di credere che saremo in grado di pagarlo.
Vogliamo che qualcuno, qualcuna, ci dica che abbiamo le risorse e gli strumenti per superare l’incertezza che ovunque ci circonda, ancor di più in contesto lavorativo, che oggi ci appare precario e incerto e nebbioso, come poche altre volte nella vita.

Affrontare l’incertezza e saper comunicare con il proprio team in tempo di crisi è una delle competenze strategiche richieste a un/una leader e in questo momento dobbiamo attingervi come all’acqua nel deserto, dato che l’obiettivo primario è ridurre l’ansia di dipendenti e collaboratori ed evitare che vadano in blocco emotivo e cognitivo, con l’effetto paradossale di aumentare la complessità, anziché ridurla.

Azioni concrete da compiere

Dato che il tempo gioca a nostro sfavore, perché non possiamo attendere di avere ogni volta tutte le informazioni prima di farci sentire con il nostro gruppo di lavoro, la prima cosa importante da fare – prima di affrontare gli altri – è prendersi una piccola pausa e respirare.

1. Prendersi una pausa e respirare

Lentamente.
Un minuto di centratura su di sé, fondamentale per riuscire a mostrarsi calmi e orientati alla soluzione.

Le persone attorno a noi hanno bisogno di percepire la nostra forza d’animo, la nostra ragionevolezza, la nostra prevalente serenità.
Se abbiamo un ruolo di guida, infatti, non ci è concesso di mostrare tutta la nostra preoccupazione e i nostri dubbi al team. Dobbiamo saper tollerare un certo grado di solitudine e, talvolta, se necessario, anche di impopolarità.

Per essere realmente efficaci nel comunicare con il team in tempo di crisi, dobbiamo mantenerci ottimisti e realisti al contempo. Mostrarci solidi.
Se noi stessi sentiamo il bisogno di esprimere la nostra, di ansia, dobbiamo avere dei luoghi riservati e protetti dove farlo e individuare degli interlocutori dedicati (preferibilmente esterni all’azienda, come un/una coach, ad esempio). Con loro possiamo riflettere sugli eventi, confrontarci, e ritrovare il nostro baricentro.

Ai dipendenti e collaboratori non serve, in questo momento, partecipare ai nostri processi cognitivi e decisionali interiori, quanto piuttosto vedere il risultato finale, la decisione presa.

2. Conoscere bene le persone a cui vi rivolgete

Altra importante avvertenza è conoscere bene le persone a cui vi rivolgete.
Qual è il vostro livello di conoscenza del vostro gruppo di lavoro? Sapete quali sono i bisogni, gli interessi, le preoccupazioni, i desideri di tutti i componenti? Sapete quali sono le loro domande più pressanti? Che cosa si aspettano da voi? Se centrate il loro interesse, ottenete il loro ascolto.

3. Cercare le informazioni e elaborarle in anticipo

Una ulteriore azione – cruciale – riguarda il reperimento delle informazioni. Argomento spinoso, perché in questa overdose di offerta è facile cadere in qualche tranello. In qualità di leader, avete l’obbligo morale di verificare la credibilità e l’attendibilità delle fonti. Dovete essere preparati e costantemente aggiornati e mettere a disposizione del team – inviandogliele – notizie certe. Poche cose, ben selezionate.

4. Curare la comunicazione (inclusa la frequenza)

Dal punto di vista dello stile, per comunicare con il team in tempo di crisi, è bene parlare in modo chiaro, sintetico, essenziale.
L’obiettivo è trasmettere fiducia affidabilità e credibilità; dare l’idea che avete la situazione sotto controllo, evitando le frasi poco costruttive.

Fatevi sentire con una certa frequenza – a giorni alterni – in modo che le persone si sentano considerate, accolte e parte del processo di cambiamento che è in atto. Non solo mail e messaggi scritti, anzi, soprattutto telefonate e video-chiamate.
Fate sentire la vostra voce e fatevi vedere in carne e ossa. In momenti come questi le persone sono più bisognose di empatia, di autenticità e di contatto umano (seppur mediato dallo schermo), che di impeccabilità stilistica.
Poco importa se in qualche diretta apparite un po’ spettinati o impacciati, vi sentiranno più vicini. Più umani.

5. Attribuite dei compiti a casa

Infine, fornite al team dei compiti precisi da svolgere durante questo periodo, che si tratti di rivedere i propri processi lavorativi, le procedure, i mansionari o di pianificare le loro azioni per la ripresa, seguire webinar e corsi di formazione online, fare brevi riunioni tra colleghi per immaginare soluzioni possibili.

Tutte queste attività terranno le persone occupate, impegnate e attive mentalmente. Sentiranno di essere parte integrante della normalizzazione e percepiranno un senso di controllo utile allo scopo.

“L’antidoto alla preoccupazione è la preparazione”

Ho sentito questa frase in uno dei numerosi webinar che ho seguito recentemente e l’ho trovata particolarmente efficace e funzionale. Non che non lo sapessi, ma detta così mi è arrivata dritta al cuore. 

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Teniamoci occupati, prepariamoci a ripartire, piuttosto che assecondare l’ansia che deriva dall’incertezza. Anche perché questa non è una situazione passeggera, ma una condizione strutturale, a cui dovremo abituarci, imparando a conviverci, il più possibile con agio e destrezza.

Già nel 1999, il sociologo francese Edgar Morin aveva incluso la capacità di affrontare l’incertezza tra I sette saperi necessari all’educazione del futuro, in cui affermava: “il XX secolo ha scoperto la perdita del futuro, cioè la sua imprevedibilità. (…) La strategia, come la conoscenza, rimane una navigazione in un oceano di incertezze, attraverso arcipelaghi di certezze”.

Se volete essere utili nel comunicare con il team in tempo di crisi, siate voi stessi degli arcipelaghi di certezze.

Restare ottimisti (e mostrarlo)

Ciò che conta ora è impegnarsi a mantenere un sano, pacato e funzionale ottimismo, che ci dia la forza di andare avanti e continuare a credere che una soluzione ci sarà e saremo in grado di individuarla o inventarla.

Dobbiamo mantenerci focalizzati sul presente, sul fare, senza però perdere di vista la dimensione futura. Servono iniezioni di fiducia e di speranza. Serve una leadership adattiva, da una lato capace di conservare ciò che funziona e dall’altra di reinventare l’organizzazione, ogni volta che è necessario; capace di affrontare i problemi nuovi che si presentano e di creare adattabilità.

Significa, per quanto strano possa apparire, accogliere e benedire il caos, lo squilibrio, il conflitto, poiché senza questo carattere di urgenza, molti cambiamenti non sarebbero possibili.

Si apre un’epoca in cui la parola d’ordine è sperimentare

Non possiamo essere sicuri che in futuro le cose torneranno come prima.

È possibile anzi che il coronavirus ci abbia spinto oltre la soglia di una porta di cambiamento epocale, in cui la sperimentazione sarà all’ordine del giorno.

È una sfida, certo. Ma possiamo avanzare preparati, calme, ottimisti, fiduciose, portando nel futuro con noi anche il nostro team. Insieme.

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