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Comunicazione interna: chi la dovrebbe gestire? Comunicazione interna: chi la dovrebbe gestire?

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La comunicazione interna: un ruolo ancora indefinito

All’interno dell’azienda, chi ha le competenze per gestire un aspetto così delicato e strategico?

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Poi ti capita di andare a una festa di compleanno e sul balcone, dove si alternano ex-fumatori, fumatori pentiti, fumatori della domenica, fumatori della bella stagione (giuro), ecco che incontri tre responsabili della comunicazione: una grande multinazionale della cosmetica, un grosso gruppo consulenziale italiano e una non-profit attiva nell’ambito dell’empowerment femminile.

Tra una crespella ai carciofi e un tiramisù mignon (e molte “ultime” sigarette), ho avuto l’opportunità di chiedere loro come funzionasse la comunicazione interna nelle loro rispettive aziende, e questo in maniera informale, senza cioè i soliti filtri che si applicano in azienda. Ne è uscito un quadro interessante e, a tratti, desolante.

Gli obiettivi della comunicazione interna

La comunicazione interna viene indicata da tutti gli executive come uno degli aspetti chiave per garantire l’engagement dei collaboratori e avere quindi un ambiente di lavoro sano. Il che dovrebbe aumentare la produttività aziendale. Tuttavia molte aziende mostrano più di una difficoltà nel dedicare delle risorse alla comunicazione interna.

Nella maggior parte delle organizzazioni in cui ho lavorato, sia come manager che come consulente, ho riscontrato una forte ambiguità nel definire le responsabilità di strumenti e canali di comunicazione, come ad esempio l’intranet e le app di chat aziendali, ma in generale soprattutto per tutto ciò che concerne la strategia comunicativa all’interno dell’azienda.

Comunicare in modo efficace permette a tutte le collaboratrici e a tutti i collaboratori di andare nella stessa direzione, di avere come obiettivo lo stesso scopo comune e utile al business. Una cultura aziendale che favorisca l’unità, la collaborazione e che riconosca il contributo collettivo ma anche individuale non può esistere senza una solida strategia comunicativa.

Da qui l’importanza di individuare i messaggi appropriati e le modalità di trasmetterli; in generale, come per la comunicazione esterna, per clienti e altri stakeholder, l’approccio è solitamente multi-canale, così nella stessa maniera per comunicare con i propri collaboratori bisogna utilizzare media, messaggi e canali diversi. Questo non si improvvisa e richiede anzi pianificazione savoir faire.

Non tutti la vogliono

Una delle scuse più frequenti che sento dagli executive di aziende che non hanno formalizzato il ruolo delle comunicazione interna è che ogni manager, ogni collaboratore, deve essere in grado di occuparsi della comunicazione. Sul concetto in sé, sono anche d’accordo, ma a patto che qualcuno tenga d’occhio quello che viene comunicato e come.

In generale chi sostiene questa tesi, dopo meno di 3o secondi tirerà fuori qualche parola inglese genere “brand ambassador” o *employee branding”, lette sul test di Cosmopolitan “Sei un bravo leader?” ma di cui non capiscono il significato o allora non sanno contestualizzarlo.

Al contrario, il significato della comunicazione top down è invece chiara per tutti, perché è quella più naturale che viene utilizzata dalla Dirigenza e che, spesso, prende la forma di un messaggio email spedito a tutto il personale. Solitamente viene inviato dalla segreteria del CEO, a nome del(la) superiore, oppure dalle risorse umane. Una modalità molto personale e sicuramente efficace, che farà sentire valorizzato ogni singolo collaboratore…

Chi deve occuparsi della comunicazione interna?

Da HR mi duole dirlo, ma il problema con le risorse umane è semplice e le  “colleghe sul balcone delle sigarette perdue” me lo hanno confermato all’unanimità: esse vengono spesso indicate come il presidio naturale della comunicazione interna ma non hanno le competenze per occuparsene.

Per questo motivo il più delle volte le mansioni legate alla comunicazione interna vengono parcellate e distribuite a dipartimenti diversi: alla ricerca di chi offra la valenza per farlo ma, soprattutto, abbia le capacità di confezionare, veicolare e monitorare delle comunicazioni che sono strategiche per l’azienda.

Quindi la funzione di comunicazione interna è spesso suddivisa tra direzione, marketing, risorse umane e relazioni pubbliche.

Di cosa si occupano le risorse umane? Anche di questo

In uno studio ormai un po’ datato dei consulenti inglesi Karian&Box, che rimane comunque, a mia conoscenza, uno dei più completi, il ruolo della comunicazione interna sarebbe conteso, secondo gli intervistati, tra le relazioni pubbliche (21%) e le risorse umane (18%). Tuttavia sono le HR ad essere considerate come maggiormente interessate all’argomento e a potersene quindi occupare in maniera prioritaria.

La mancanza di comunicazione è da sempre uno dei motori della frustrazione dei collaboratori. Le risorse umane, questo, lo sanno bene. Senza voler passare per cinico, penso che non sia un segreto per nessuno che la stragrande maggioranza degli HR Manager ha un’idea piuttosto precisa di cosa non vada in azienda. Sanno (sappiamo) cosa i collaboratori vorrebbero ma non ottengono. Poi, per tutta una serie di ragioni, non intervengono (interveniamo).

Ciò significa che già ci occupiamo delle stesse cose. Infatti gli obiettivi della comunicazione interna sono principalmente gli stessi delle risorse umane: l’engagement, la possibilità dei collaboratori di esprimere i propri bisogni, l’allineamento dell’organizzazione alla strategia del business, per non parlare della gestione del cambiamento o dello sviluppo della cultura aziendale.

Il nuovo ruolo di HR Communications

Per questo motivo, è chiaro che le risorse umane sarebbero il dipartimento più indicato per occuparsi della comunicazione interna. Ma per far questo, devono migliorare almeno su due aspetti: (1) imparare a interfacciarsi meglio con gli altri dipartimenti, come il marketing e le relazioni pubbliche; (2) integrare nel proprio team persone con competenze in comunicazione.

Negli ultimi anni, il ruolo di HR Communications ha cominciato ad affermarsi nelle grande realtà internazionali. Il bisogno è nato in maniera quasi organica all’interno dei servizi di risorse umane, dove ci si è resi conto di non avere gli strumenti e le competenze per veicolare dei messaggi strategici e delicati ai collaboratori.

Intendiamoci: gli HR possono essere molto bravi nel comprendere le ragioni dei collaboratori, nel mediare i conflitti, nel gestire le situazioni difficili tra persone di ambiti e gerarchie diverse; tuttavia non hanno mai studiato l’utilizzo dei social media, l’inbound marketing, la comunicazione multi-channel.
Parlano a tutti i collaboratori, poco importa il loro titolo, l’anzianità o il rango; hanno tutte le informazioni che contano a livello demografico (per sviluppare KPI e metriche), ma non vedono l’utilità di farlo.

Per nostra natura, l’HR Manager si concentra sugli aspetti “umani” e quindi tende a tralasciare quelli più tecnici che però permettono di governare il complicatissimo strumento della comunicazione interna. Ammesso poi di avere uno strumento, tipicamente informatico, che ti permetta di gestire il tutto. Ma questa è un’altra storia.

Comunicare significa anche imparare a lavorare insieme

Il paradosso di sottolineare l’importanza della comunicazione sta nel fatto che essa mette in evidenza le barriere tra i dipartimenti e la difficoltà di lavorare insieme: al marketing non interessano i clienti interni, le relazioni pubbliche sono preoccupate dalle promesse e dalle provocazioni del marketing e  le HR vedono i collaboratori di entrambi i servizi come persone da gestire, non colleghi con cui collaborare.

Se unissero le forze, ci sarebbero almeno sette settori in cui potrebbero fare una differenza:

  1. L’esperienza del collaboratore (simile all’esperienza cliente)
  2. L’Onboarding (i programmi di induzione/introduzione)
  3. La gestione delle crisi (prima che un giornalista chieda un’opinione alla sua vicina di casa)
  4. La formazione
  5. La creazione di una cultura di sicurezza sul lavoro / responsabilità sociale / ecc.
  6. La retention dei talenti
  7. L’engagement in generale.

Eppure gli aspetti che riguardano l’opinione e la comunicazione ai ma soprattutto dei propri collaboratori dovrebbe interessare tutti: uno studio della Gallup ha messo in evidenza che solo il 27% dei collaboratori ha fiducia nella società che li impiega. Come dire: solo 1 salariato su 4 comprerebbe i prodotti o i servizi che contribuisce a fornire.

Collaboratori scontenti = clienti scontenti

Se vogliamo girare la frittata in modo che le cifre sembrino ancora più allarmanti, possiamo dire che 3 impiegati su 4 sono indifferenti o addirittura non apprezzano il brand per cui lavorano. Direi che questo dato è già sufficiente per preoccupare tutta la gerarchia aziendale e spingere quindi marketing, risorse umane e relazioni pubbliche a collaborare.

Uno dei problemi principali di questo povero interesse per l’azienda per cui si lavora è risultato della distanza più o meno importante tra la cultura desiderata da parte del management (che viene spesso amplificata dal marketing) e la cultura del quotidiano che i collaboratori vivono (le cui difficoltà vengono raccolte dalle risorse umane).

Questi scollamenti e queste incongruenze tra predicato e razzolato creano confusione non solo nei collaboratori ma anche nei clienti. Le aziende che lo hanno capito, cercano di identificare questi “gap” e di implementare in seguito delle misure, dei processi e delle strategie che contribuiscano a colmare il divario tra la visione e la realtà.

Una comunicazione interna efficace dovrebbe servire proprio a questo: allineare il business con le persone che lo compongono e offrire nel contempo nuove opportunità di comprensione e, quindi, di miglioramento. Una dimensione un pelino più complessa rispetto all’idea del “tutti dovrebbero fare comunicazione interna”, non trovate?

* * *

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HR | Digital Transformation | Change Management | Co-Founder Purple&People. Negli ultimi 15 anni ha rivestito ruoli manageriali nell’ambito delle risorse umane, a 360°, lavorando in grandi aziende americane, in multinazionali francesi e in organizzazioni parastatali svizzere. Il suo focus personale si concentra soprattutto sulla digital transformation, la gestione del cambiamento, le relazioni con gli stakeholders e lo sviluppo dei talenti. Ha il pallino per le questioni di genere e il diversity management, con una fastidiosa tendenza a voler sperimentare in prima persona le innovazioni e i modelli organizzativi radicali.

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Come WhatsApp può ancora emozionare

Si parla molto di come la tecnologia allontani le persone che sono vicine, ma si dimentica a volte che essa crea anche ponti tra persone lontane.

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Whatsappa può creare ponti e emozionare

Abbiamo parlato spesso di come la tecnologia debba essere utilizzata in maniera più consapevole, per evitare ad esempio la condivisione pazza ed esagerata di contenuti anche molto personali, e/o rischiando di cadere, come ci racconta anche l’attualità, in casi gravi come il Revenge Porn.

Siamo nell’epoca della disinformazione, nonostante le informazioni siano reperibili in maniera più veloce e capillare possibile. Ma per evitare di buttare via il bambino con l’acqua sporca, come si suol dire, vale la pena ricordare anche i momenti in cui tecnologia può addirittura commuovere.

Mi piacerebbe condividere con voi una storia di vita personale e di come, in questa situazione, la tecnologia, WhatsApp nello specifico, abbia reso un momento migliore di quanto uno potesse immaginare.

Partiamo dal principio: mia suocera, abruzzese, ha diversi fratelli ed alcuni di questi si trovano da altre parti del mondo, in particolare in Argentina e in Canada.

Per mantenere quel velo di privacy a cui tanto teniamo (e per evitare di predicare bene ma razzolare male, per restare in tema di proverbi), una delle sorelle la chiameremo Paola, anche se non è il suo nome. Parola è immigrata in Argentina negli anni 60 del ‘900 e, dopo decenni si matrimonio, ha perso suo marito.

Come fare in questo caso per far recepire il nostro messaggio di condoglianze?

Un messaggio ai parenti più vicini al defunto è una scelta rapida ma fredda, priva di tatto che sarebbe arrivata alla vedova in un secondo momento; una chiamata classica costa ancora troppi soldi e non rende bene l’idea di vicinanza anche se la voce può dare conforto, così internet ci è venuto in soccorso.

Grazie alla collaborazione della nuora di Paola, già perfettamente collaudata con questo mondo digital e che ha permesso questo collegamento, siamo riusciti ad effettuare una video chiamata.

Il contatto è stato particolarmente emozionante; immaginate voi stessi: due sorelle che non si vedono da più di un ventennio, si guardano “digitalmente” da uno schermo del telefono. Possono interagire e conversare come se fossero in due condomini vicini eppure ci sono migliaia di chilometri di distanza. Certo, manca il contatto fisico, ma purtroppo la situazione non ha permesso un nostro spostamento nel continente sud-americano in tempi brevi.

Quanto è bastato per fare un passo del genere?

Per noi di questa generazione poco o nulla: uno scambio di numeri telefonici tra persone iscritte al servizio WhatsApp, due tocchi in uno schermo che abbia una ricezione decente e si parte con la magia.

Per la generazione precedente?

Un insieme di funzioni strane fatte da noi “giovani” che hanno permesso ai due interlocutori di parlare e di emozionarsi contemporaneamente in due continenti diversi.

Ecco, questo è un metodo della tecnologia che amo e considero importantissima.

Non dobbiamo considerarla come uno strumento che allontana chi in realtà si trova vicino, come purtroppo succede spesso, ma come un qualcosa che avvicina chi è lontano.

Perché proprio WhatsApp quando, in un precedente articolo ho tessuto le lodi Signal, oppure quando esiste Facebook, Telegram e tante altre piattaforme?

Vi rispondo a questa domanda con un’altra domanda: quante persone conoscete che possiedono uno smartphone senza avere, prima o poi, installato l’applicazione di messaggistica più famosa al mondo?

A febbraio 2018, la piattaforma contava qualcosa come un miliardo e mezzo di utenti.

È inutile negarlo, chi ha uno smartphone, possiede anche WhatsApp e in quel momento molto delicato, iniziare a parlare di come cambiare app, scaricare quell’alternativa, poca privacy nell’altra, non aveva molto senso, così abbiamo optato semplicemente per la scelta più facile, immediata e, tutto sommato, quella che si è rivelata la più efficace.

In questo caso debbo dire che la punta di diamante per le chat della casa di Zuckerberg ha svolto pienamente la sua funzione di “ponte” tra l’Italia e l’Argentina, con una videochiamata fluida senza nessun tipo di intoppo, tranne qualche piccolo ritardo nei secondi subito dopo la connessione tra i due numeri.

Il mio è uno dei tanti e tantissimi casi quotidiani di uso di questa app, sicuramente ci saranno situazioni più importanti della mia, ma alla fine della conversazione, seppur impossibile cancellare dal volto delle due interlocutrici il dolore del lutto, la loro giornata e il loro umore è migliorato con una piccola soddisfazione, lasciatemelo dire, anche nel mio cuore.

 

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The End, The Doors

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Il CV: è ancora utile o è sorpassato?

Per alcuni, il curriculum è uno strumento vecchio, che appartiene al passato. Per altri, invece, rimane lo strumento cardine della selezione. Come deve essere per restare efficace?

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Il curriculum vitae è ancora utile per trovare lavoro?

Nei percorsi di orientamento professionale che tengo, dai corsi universitari ai corsi professionalizzanti, l’incontro che più ha successo è quello relativo a come si redige un curriculum vitae. Trovare il modo migliore di parlare di sé in un documento che viaggia per il mondo ha sempre creato non poca ansia.
Come lo scrivo? Quanto deve essere lungo? Questo ci va? Quest’altro? Ma gli hobby ci devono stare? Le incognite sono tante e gli studenti mi ringraziano perché hanno la possibilità di confrontarsi in diretta per avere qualche risposta alle loro domande. E alla fine se ne vanno certi di avere tutte le informazioni necessarie per scrivere in maniera efficace il loro cv.

Ma se c’è una cosa che impariamo dopo aver inviato un po’ di curriculum alle aziende è che la certezza in questo campo non esiste. I recruiter sono persone e come persone hanno dei punti di vista soggettivi che possono differire tantissimo da ciò che “può andare” a ciò che “non va”.

Al di là di questa forte componente soggettiva che è la parte affascinante e misteriosa dell’efficacia di un cv, l’incognita più grande, secondo me, è un’altra…

Il curriculum serve ancora?

È uno dei dibattiti più accesi specialmente su LinkedIn.
Ci sono persone che preferiscono nuovi approcci alla ricerca lavoro e vedono il cv come un legame con il passato quasi inutile. Preferiscono leggere blog personali, vedere video, scovare informazioni dai profili pubblici sui social, oppure ricorrono ad applicazioni di gamification o all’uso massiccio di form online letti da intelligenza artificiale in grado di fare matching automatico tra le competenze offerte dal candidato e quanto richiede l’annuncio di lavoro.
L’altra frontiera molto discussa è data da quelle realtà che si pongono di mediare tra te e l’azienda interessata all’assunzione e chiedono di inviare progetti, idee e soluzioni anziché sterili curriculum.

Sicuramente si tratta di un approccio nuovo che ci pone di fronte a un mutamento di coscienza su quello che è e che dovrebbe essere la ricerca di impiego, ma che crea ancora più confusione nei giovani che devono entrare nel mondo del lavoro. Se pensiamo che tanti di loro partono a costruire quella che dovrebbe essere la loro presentazione efficace in un formato statico, standardizzato e imprigionato da logiche burocratiche come il curriculum europeo, siamo ancora lontani dal capire quanto vale il mio cv nella ricerca di lavoro.

Come scrivere un CV che funziona

L’evoluzione sembra andare quindi nella direzione di abbandonare lo strumento, ma credo che non si tenga conto di una caratteristica fondamentale propria del cv: il curriculum non è importante solo nel contenuto, ma anche come contenitore. Il modo in cui ti presenti e cosa dici di te è fondamentale per fare la differenza. Selezionare le informazioni, scomporre, narrare, far emergere un filo conduttore nelle tante attività svolte, evidenziare alcune attitudini, sono azioni che aiutano il candidato a fare quella scrematura che dovrebbe favorire un giudizio personalizzato da parte di chi riceve il cv. È un lavoro di cesellatura, in cui lasciare le informazioni che riteniamo importanti pulendo da orpelli che tendiamo a fare. Il cv non è più la fiera delle vanità. Ormai è risaputo che non si deve “fare cose, vedere gente” per il solo gusto di aggiungere la figurina mancante e rendere colorito e variegato quel pezzo di carta.

È solo il modo in cui tendiamo a vedere il cv che dovrebbe cambiare. Nella vecchia logica che vuole questo documento un mero elenco delle attività professionali e formative, non ha molto più senso, perché tutte queste informazioni posso essere trovate facilmente e velocemente sui social network o in un blog personale arricchite da varie e migliori componenti (interazioni e conferme di competenze da parte di altre persone del tuo network, confronto con altri profili, ecc.).
Se rinnoviamo il tutto attraverso un’attenzione grafica più personalizzata, un’azione di selezione e un modo nostro di riportare le competenze, possiamo leggere il curriculum come il risultato di un percorso di crescita ed essere apprezzato perché possiede quell’elemento straordinario che ci valorizza veramente in un mondo di curriculum europei.

Far emergere se stessi

Insomma dobbiamo metterci più anima. Così si vede cosa realmente sappiamo fare. Non importa se tu devi giocare con un’app per dimostrare alcune tue abilità all’azienda che vuole assumerti, o se devi presentare un progetto specifico (a prescindere dal fatto se sia un modello selettivo etico o meno), quello che realmente importa è la visibilità e l’importanza che dai alle tue cose e a come racconti di te.

Forse è per questo motivo che alla fine non penso che il cv sia un elemento destinato a morire. Quando ti ricapita l’opportunità di lavorare su te stesso creando la tua storia professionale e selezionando le parole che meglio si addicono affinché si continui a parlare di te?

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