Come si facevano una volta le riunioni informali? Come si gestivano le sessioni per prendere una decisione o per pianificare un progetto? Chi conduceva le riunioni di condominio?
Potevamo anche permetterci di non facilitarle ufficialmente? E se non erano facilitate, prendeva la parola il più titolato o il più coraggioso e gestiva allo stesso tempo presentazioni, contenuti, interventi, imprevisti e durata?
Queste domande sembrano provocatorie, invece hanno solo tanta fame di conoscenza storica e sociologica. Negli ultimi anni, in diversi ambienti, si sono diffuse le pratiche di facilitazione: metodologie e tecniche che agevolano il funzionamento dei gruppi, da un punto di vista organizzativo, relazionale, progettuale ed emotivo.
Rendere più facile
La ragione è parecchio logica. Facilitare significa “rendere più facile” quello che in un gruppo rischia di essere già complicato. O di complicarsi lungo il percorso. E in una dinamica di gruppo, che cosa può complicarsi in tempi rapidi?
Per esempio:
- La comunicazione tra noi
- L’emersione delle nostre aspettative non dichiarate
- L’emersione dei nostri bisogni insoddisfatti
- Il rispetto sostanziale verso persone e ruoli
- La gestione ragionevole dei tempi
- Lo spazio per il “non detto” che chiede di emergere
- La conflittualità latente o palese
- L’accettazione della presenza di diversità
Prima diagnosi: riunionite
Come dice Lorenzo Cavalieri questo è un paese malato di riunionite, soprattutto nelle aziende. La riunionite, di solito, si manifesta in tre modi.
- Ci sono troppe riunioni.
- Le riunioni sono così lunghe da provocare crampi allo stomaco o mal di testa da svenimento.
- Le riunioni coinvolgono troppe persone tutte in una volta.
Le organizzazioni soffrono soprattutto perché le riunioni – troppo spesso – vengono gestite male oppure non vengono proprio gestite (cioè non sono “guidate verso un obiettivo in tempi utili”). Paradossalmente però, in Italia conosciamo ancora troppo poco la presenza e l’importanza della facilitazione.
Condizione aggravante: inconsapevolezza
La deleteria inefficacia di certi gruppi parte dal fatto che sono estremamente concentrati sul risultato oppure sorvolano completamente sui dettagli essenziali di quello che stanno esperendo.
Utilizzano male il tempo che hanno (perché non hanno un time keeper), gestiscono superficialmente i turni di parola, dove quindi intervengono sempre gli stessi (perché non usano mai un talking stick, in stile Circle time), non sanno riconoscere i conflitti nel gruppo o li soffocano perché percepiti come pericolosi (perché non hanno una facilitazione orientata alle emozioni).
A questo punto, la domanda evidente è: come si fa a escludere le emozioni dalle riunioni? In quei frangenti, come facciamo a imbalsare quello che sentiamo, per rivestire solamente dei ruoli? La risposta non lascia scampo: non possiamo farlo.
Il ruolo imprescindibile del facilitatore
Il ruolo del facilitatore risulta fondamentale perché, nei contesti di gruppo, nessun’altra persona ha l’onere e il privilegio di poter:
- aiutare il gruppo a dialogare efficacemente.
- far emergere e valorizzare le risorse sia del singolo che collettive.
- supportare il gruppo per pervenire a un risultato utile.
- mettere i partecipanti nella condizione di diventare consapevoli che sono artefici della realizzazione degli obiettivi prefissati.
- gestire anche i naturali momenti di negatività, stallo o inconcludenza, per trasformarli in situazioni virtuose.
Oltre agli strumenti materiali e a quelli metodologici, per facilitare ci vogliono diverse capacità allo stesso tempo. Osservazione, ascolto, sensibilità, presenza reale, trasparenza, flessibilità e fermezza.
E come spiega da anni Jay Vogt, ci vuole anche arte.
Rigenerazione delle comunità reali
L’importanza della facilitazione si riscontra anche al livello più ampio delle comunità. Esistono quartieri di città dove sono stati avviati processi partecipati, che permettono di trovare soluzioni innovative e di cambiamento.
In Italia una delle realtà più effervescenti si chiama Comunitazione. Un’organizzazione no profit che, in Puglia, aiuta le comunità locali a disegnare e strutturare reali processi tramite incontri, progettazione condivisa, creazione di momenti di aggregazione, azioni partecipate a vantaggio della collettività. Il tutto con una missione molto determinata: ri-creare il senso di comunità, di responsabilità civile e di appartenenza delle persone.
Disimparare e inventarsi un lavoro
E sul versante dell’invenzione professionale, emergono opportunità in questo senso. Quella del facilitatore è una professione che si va sempre più affermando, anche in Italia. Troviamo esempi in eventi ed esperienze di progettazione partecipata (rigenerazione urbana, realizzazione di opere, ecc.), come anche in aziende o associazioni che ne hanno bisogno per gestire i gruppi di lavoro.
Ancora una volta, per anticipare i tempi, risulta indispensabile osservare, pensare e anche disimparare. Non rimanere fissi su quello che che abbiamo conosciuto finora.
Qualche anno fa, in questo senso, ho ricevuto un grande “insegnamento al contrario”.
Mentre mi addentravo – in via teorica e pratica – alla facilitazione di dinamiche di gruppo, feci una timida confessione a una persona che stava gestendo un progetto. Le dissi “Secondo me, nel contesto in cui state operando, c’è una lacuna evidente di facilitazione. La sua risposta fu: “No grazie, non abbiamo bisogno di facilitazione. Tra di noi andiamo già d’accordo”.
Allora forse ha ragione mio nonno: dovremmo ripartire da un’umiltà di fondo. Un’umiltà che ci ricordi quanto siamo fisiologicamente ignoranti e, al tempo stesso, quante occasioni abbiamo per scorgere dettagli importanti di evoluzione sistemica.
Cosa ne pensi?
