Un software per gestirli tutti

Nel 2015, sono state 84’000 le candidature inviate all’azienda per cui lavoravo. Un ospedale di 1’000 letti, 5’000 collaboratori, non una multinazionale come Nestlé o Barilla, per dire.

Una montagna di lavoro. Anzi, un grattacielo.

Ora, prendete questi CV e stampateli tutti (cosa facile, perché circa 60’000 ci sono arrivati via posta fisica) e ora metteteli uno sopra l’altro. Impilateli: avremmo davanti a noi un edificio di carta alto quanto l’Empire State Building di New York. E sulla cima ci possiamo aggiungere pure la Statua della Libertà.
Questa massa di documenti va processato: aprire le buste, aprire le email, leggerle, capire a quale posizione sono interessati, in quanto il 90% sono candidature spontanee, e poi smistarle alle persone giuste.
Una volta che tornano con un feedback (se tornano) preparare una risposta, cercare l’indirizzo giusto, verificare che ci sia (succede che i candidati dimentichino di mettere un contatto…), verificare che non ci siano aloni di tazze e caffè sulla documentazione, che non si sia mischiata con quella di qualcun altro, che il line manager non abbia fatto note personali a penna sul CV che ci apprestiamo a ritornare.
Sì, perché solo la lettera di accompagnamento appartiene all’azienda: tutto il resto deve essere ritornato al mittente.

Quindi scriviamo la lettera, stampiamola, mettiamola in firma, recuperiamola, diamo un ultimo controllo che la documentazione appartenga alla persona indicata nella lettera, vediamo quale formato è appropriato (non è gentile piegare una cartelletta), imbustiamo, affranchiamo e spediamo.
Immaginate per un attimo quante persone ci vogliono per processare 380 lettere di questo tipo al giorno e quanto possa costare tutto ciò solo in termini di spese postali.

Semplificare l’amministrazione

È per questo motivo che le aziende medio-grandi si dotano di sistemi di gestione delle candidature (Applicants Tracking Systems, ATS, in inglese): per semplificare gli aspetti amministrativi del processo di selezione. E diminuire i costi. E diciamoci la verità: per permettere ai collaboratori delle risorse umane di dedicarsi ad attività un pelino più interessanti che leccare francobolli tutto il giorno.
Il lavoro amministrativo rimane, soprattutto se ci si dedica a una lettura attenta dei curricula. Ma per lo meno il grosso della corrispondenza viene automatizzato, o totalmente o in parte, a dipendenza della filosofia dell’azienda (ad esempio da noi, c’è sempre qualcuno che deve decidere un’azione: a parte l’email di conferma di ricevimento della candidatura, tutti gli altri messaggi vengono decisi e inviati da una persona e non da una macchina).

Le ricerche per parola chiave

Il secondo aspetto, più importante per chi si candida, è invece legato al fatto che gli ATS permettono di identificare più velocemente le competenze e i criteri di inclusione.
Qualche esempio? Una laurea specifica (non puoi fare l’infermiere senza aver studiato da infermiere), o un’esperienza particolare (affidereste il comparto esplosivi di una cava a un operaio che non lo ha mai fatto prima?), o una competenza tecnica (per una posizione di front-office in un hotel 5 stelle è fondamentale parlare bene le lingue).
Molti software danno la possibilità di calibrare le ricerche e di dare dei punteggi ai candidati in base alle loro risposte: per questo motivo è importante evitare tutti gli acronimi, le sigle e le abbreviazioni; o per lo meno: assicuratevi che esse siano sempre esplicitate.

Esempio 1
Per questioni di spazio, Matteo scrive di avere una laurea in SdC. Il layout del suo CV è veramente figo e non può permettersi di rovinare l’armonia delle forme, esplicitando ciò che SdC significa, ovvero “Scienze della Comunicazione”.
Peccato, perché il recruiter farà una ricerca con “Comunicazione” e non lo troverà.

Esempio 2
Pierina parla molto bene il Mandarino e lo scrive nel CV.
Il recruiter fa una ricerca con “Cinese” e non la trova.
Pierina avrebbe potuto indicare nelle lingue “Mandarino (Cinese)”.

E se non ho le caratteristiche per la posizione?

Un consiglio spassionato: allora non inviate la vostra candidatura. Ma se vi manca una competenza esplicitata nel bando, non mentite. Mi capita spesso di aprire candidature che sono passate attraverso il primo filtro del software di gestione, per poi scoprire che la persona non ha veramente il diploma che diceva di avere. È molto raro che questo fatto dia una buona impressione del candidato, anche se il resto del curriculum è valido.
L’aspetto positivo degli ATS (per i candidati), è che i software non vedono gli errori di ortografia e non giudicano le scelte stilistiche, né della foto né del curriculum. Ma attenzione a non fare errori di battitura sulle competenze che potrebbero essere importanti per la posizione. Se “Laurea” è scritto “Laura”, il sistema penserà che Laurea non c’è.