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Come smettere di procrastinare spiegato da un procrastinatore pentito

Come smettere di procrastinare spiegato da un procrastinatore pentito

  • Perdersi tra mille progetti è facile
  • Non è un problema di pianificazione
  • Come smettere di procrastinare?
Pianificare usando i Post-It

Non riesco a smettere di procrastinare. La scadenza si avvicina. Anzi, sono onesto: le scadenze si avvicinano, perché non arrivano mai sole.

Non ho più neanche la scusa di essere un adolescente. E, tutto sommato, da adolescente le cose erano più semplici: c’era un orario e c’erano dei compiti da fare, giorno per giorno.

Sono sempre indietro

Ora no: sono sempre indietro. Non in ritardo: agli appuntamenti, a dire il vero, arrivo con ampio anticipo. No, no: sono indietro; dovrei aver fatto tante altre attività, ma non essendo nessuna urgente, mi ritrovo qui a non avere più abbastanza ore nella giornata per fare tutto quello che DOVREI.

Come smettere di procrastinare?

La chiave è tutta in quel DOVREI, quel dovrei che dovrebbe essere un VORREI… no… ma che dico! Un VOGLIO.

La mia procrastinazione nasce spesso da quello: faccio quello che VOGLIO, di momento in momento, spesso all’interno di quello stato di trance che Mihály Csíkszentmihályi chiama FLOW, flusso, e quando mi risveglio non ho più energie per i compiti in scadenza. Figuriamoci l’energia per ricordarmi di smettere di procrastinare.

Arrivo lo stesso, ma sempre col fiatone

Se solo ascoltassi il mio amico Priel, la soluzione sarebbe semplice: urgentizzare, come suggerisce in questa puntata del suo podcast.

Ho sempre un MA disponibile. In questo caso il MA è: quando sono con l’acqua alla gola, cosa urgentizzo? Tutto è già urgente (importante o meno che sia).

E sì: perché gli strumenti per smettere di procrastinare li conosco tutti, dalla matrice di Eisenhower, al triage di Getting Things Done, alle priorità da varie altezze di Covey: TUTTO INUTILE.

E sai perché è tutto inutile? C’è un segreto abbastanza nascosto.

La difficoltà non è pianificare: la difficoltà è eseguire ciò che ho pianificato!

Quali strumenti per smettere di procrastinare?

Messa così sembra una strada senza uscita ma ci sono alcuni strumenti utili nel fuggire a un copione già scritto
Qualche spiraglio in questo senso, nel corso del tempo l’ho trovato e mi piacerebbe condividerlo, chissà che non possa essere utile anche ad altri per smettere di procrastinare (o, per lo meno, morire provandoci).

Spiraglio numero 1: rendere i compiti il più possibile visuali.

Sia benedetto l’inventore dei Post-It e chi, dopo di lui, ha pensato di farne di varie forme, colori e misure.

La maggior parte dei metodi di pianificazione più recenti partono dall’idea che sia più facile ricordarci di ciò che è molto evidente. Le aziende si sono riempite di stanze Obeya, seguendo l’esempio di Toyota.

Perché non usare le stesse metodologie per gestire il nostro tempo, lavorativo ed extra-lavorativo?

Spiraglio numero 2: rassegnarci al fatto che non possiamo prevedere tutto e che i nostri piani dovranno essere modificati spesso.

Tanto vale, a questo punto, tenerne conto fin dall’inizio. In pieno stile Agile, introduciamo ciclicità nella nostra Vita: un metodo è quello di darsi degli obiettivi settimanali, usarli come guida per darsi degli obiettivi giornalieri, tenere traccia di ciò che facciamo e celebrare i nostri risultati.

Esistono tanti modi per farlo, come l’Agilità Personale, in genere basati sulle Kanban Boards e i nostri beneamati Post-It.

Io trovo molto utile affiancarli con un diario, un giornale di bordo, nel quale scrivere giorno per giorno ciò che vogliamo fare, ciò che abbiamo fatto, ma anche le nostre emozioni. Ogni elemento contribuisce al nostro obiettivo: smettere di procrastinare.

Spiraglio numero 3: tutto questo serve a poco, se non abbiamo un metodo per “costringerci” a svolgere le attività scelte.

E un metodo semplice c’è: ingabbiare il tempo.

Sì, sembra quasi banale: se assegniamo periodi di tempo ad ogni attività, sarà più facile completarle.

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La criticità è scegliere dei periodi sufficientemente lunghi, perché parte del tempo ci servirà a riprendere il filo di ciò che abbiamo interrotto, ma non troppo lunghi, altrimenti insorge la noia.

Istintivamente io vedo la giornata in blocchi da un paio d’ore, all’interno dei quali ho quattro sottoblocchi da mezz’ora, durante i quali lavoro per 25 minuti e faccio 5 minuti di pausa, come nella tecnica del Pomodoro (che, negli anni, si è meritata un posto privilegiato tra gli strumenti che aiutano a smettere di procrastinare).

Spiraglio numero 4: avere una Visione aiuta.

Queste metodologie possono essere estese a periodi di tempo sempre più lunghi e contesti sempre più ampi. L’importante è non pensare di riuscire ad averli tutti sotto controllo allo stesso tempo.

Un esercizio interessante è chiedersi periodicamente cosa è che conta per noi e come vogliamo raggiungerlo. Averlo chiaro nella Vita è necessario prima di porsi le stesse domande per quel che riguarda “la Carriera”.

Una volta che abbiamo chiari questi due insiemi di priorità, è un po’ più semplice, quale che sia il periodo temporale sul quale stiamo ragionando, fare delle scelte: le cose più importanti sono quelle in linea con quegli obiettivi di fondo.

Spiraglio numero 5: anche avere un po’ di realismo aiuta.

E il realismo è quello che ci dice che in ogni singolo periodo non riusciamo ad occuparci di più di 3-5 progetti.

Il concetto di progetto nella frase precedente è molto ampio, e dipende dalla scala temporale su cui sto ragionando:

  • scrivere questo articolo è un progetto, su scala giornaliera;
  • collaborare con Purpletude è un progetto, su scala poliennale, che ha una serie di scadenze sul breve termine, gli articoli da scrivere;
  • essere di aiuto alle altre persone è un progetto, e può durare una intera Vita, che si può sviluppare in tanti obiettivi annuali o semestrali o trimestrali.

Se teniamo conto di questa euristica, diventa più semplice mettere insieme tutti i punti precedenti, al livello di dettaglio che sentiamo più adatto alle nostre esigenze e capacità. E, paradossalmente, minimizziamo così gli spazi di “tempo anarchico” che ci impedivano di smettere di procrastinare:

  • scegliamo gli obiettivi sul periodo più lungo che ci sentiamo in grado di gestire (un mese, un anno, tre anni,…): sono i progetti che per noi è importante sviluppare;
  • spezziamo in periodi più brevi (un mese, tre mesi,…) ed in ognuno di questi riserviamo dello spazio per i progetti del livello precedente;
  • scendiamo a cascata fino alla singola giornata, sapendo che abbiamo al massimo 3-5 periodi da 2 ore liberamente assegnabili, prima che gli imprevisti buttino tutto all’aria;
  • giornalmente o settimanalmente rivediamo quello che avevamo pianificato e ciò che abbiamo fatto: ci serve per festeggiare i risultati raggiunti e per utilizzare l’esperienza acquisita per correggere la rotta;
  • non dimentichiamo mai il Principio di Pareto: il 20% delle attività generano l’80% dei risultati: dovendo scegliere, individuiamole e concentriamoci su quelle.

E tu: che metodi usi?

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